Frais professionnels : une solution pour vos impôts ?

Frais professionnels : qu’est ce que c’est ?

Définition des frais professionnels

Selon l’URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales), les frais professionnels représentent les dépenses engagées par un dirigeant ou un salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.

Contrairement à une idée répandue, l’employeur n’est pas toujours tenu de prendre en charge tous les frais professionnels. C’est notamment le cas lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail. La prise en charge de ces frais de transport domicile-lieu de travail est facultative pour l’entreprise.

De plus, selon le secteur d’activité, la convention collective nationale à laquelle l’entreprise est rattachée, ses accords de branche ou accords entreprise peuvent définir les dépenses considérées comme frais professionnels remboursables ou non.

Les frais professionnels pourront : 

• Être payés immédiatement par l’entreprise
• Être payés par le salarié qui se fera rembourser par la suite
• Faire l’objet d’une avance versée au salarié

💡 Les avantages en nature sont-ils des frais professionnels ?

Non, un avantage en nature est un service ou bien fourni par la société à un salarié ou dirigeant qui peut être utilisé à titre professionnel mais aussi à titre personnel. C’est cette utilisation à titre personnel qui est considérée comme un avantage en nature. 

Qui est concerné par les frais professionnels ?

Les salariés, qu’ils soient en Contrat à Durée Déterminé (CDD) ou en Contrat à Durée Indéterminée (CDI), sont concernés par les frais professionnels et leur éventuelle prise en charge pour l’entreprise.

Les dirigeants d’entreprise sont aussi concernés par les frais professionnels, peu importe leur régime social et fiscal.

On retrouvera d’un côté les dirigeants assimilés salariés : 

• Président ou dirigeants de SAS ou SASU (Sociétés par Actions Simplifiées)
• Président ou dirigeants de SELAS (Sociétés d’Exercice Libéral par Actions Simplifiées)
• Dirigeants de SA (Sociétés Anonymes)
• Dirigeants de SELAFA (Sociétés d’Exercice Libéral à Forme Anonyme)
• Gérants minoritaires ou égalitaires de SARL (Sociétés à Responsabilité Limitée) 
• Gérants minoritaires ou égalitaires de SELARL (Sociétés d’Exercice Libéral à Responsabilité Limitée) 
• Gérant non associé de SNC (Sociétés en Nom Collectif)
• Gérant non associé de SCS ou SCA (Sociétés en Commandite Simple ou par Actions)

De l’autre, on aura les Travailleurs Non Salariés (TNS) : 

• Gérants majoritaires ou appartenant à un collège de gérance majoritaire de SARL
• Gérants majoritaires ou appartenant à un collège de gérance majoritaire de SELARL
• Associé de fait ou commandité de SCS ou SCA
• Associé gérant ou non de SNC

Comment sont pris en charge les frais professionnels ?

La prise en charge des frais professionnels par la société peut être réalisée selon différentes formalités, allocations forfaitaires ou dépenses réellement engagées.

Allocations forfaitaires

La société a la possibilité d'effectuer le remboursement des frais professionnels sous forme d'allocations forfaitaires.

Les allocations forfaitaires allouées au salarié sont exonérées de charges sociales et de CSG-CRDS dans la limite de certains plafonds revalorisés chaque année

💡Attention : De manière générale, les dirigeants de sociétés (assimilés salariés ou TNS) ne peuvent bénéficier des allocations forfaitaires pour leur frais professionnels.

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Ils seront donc évalués selon leur montant réel, à l’exception des indemnités kilométriques qui pourront toujours bénéficier de l’indemnisation forfaitaire.

Si l’entreprise décide de verser une indemnité forfaitaire, elle devra comparer le montant avec les limites d’exonération revalorisées chaque année prévues pour les frais ci-dessous :

• Frais de repas pris au restaurant, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et ne peut regagner sa résidence ;
• Frais de repas pris hors des locaux de la société ;
• Frais de restauration sur le lieu de travail ;
• Frais de grand déplacement en métropole, dans les territoires situés en Outre-mer et à l’étranger ;
• Frais kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel ;
• Allocations destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire
• Allocations destinées à compenser les dépenses liées à l’installation dans un nouveau logement dans le cadre d’une mobilité professionnelle ;
• Frais de nourriture engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle.

L’entreprise n’aura pas à justifier ces dépenses. Elle doit juste pouvoir démontrer que l’application des allocations correspondent à une situation de fait.

Dépenses réellement engagées

L’entreprise peut décider de rembourser les frais professionnels sur la base de dépenses réellement engagées par le dirigeant ou le salarié, sur présentation de justificatifs.

La société doit être en mesure de fournir ces justificatifs en cas de contrôle.

Le remboursements de ces frais professionnels par l’entreprise, sur la base des dépenses réellement engagées par le dirigeant ou le salarié, ne peuvent être exonérés de cotisations sociales que dans les conditions ci-dessous : 

• les frais engagés doivent être accompagnés de justificatifs suffisamment précis pour en établir la réalité et le montant ;
• et ces frais ont été engagés dans l'intérêt de l'entreprise et ne sont pas d'un montant exagéré.

Pour certaines catégories de frais professionnels, le remboursement doit obligatoirement être réalisé sur la base des dépenses réellement engagées :

• les frais professionnels liés à l'utilisation des outils issus des NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication ;
• les frais de déménagement suite à une mobilité professionnelle ou une mission temporaire ou mutation en France par une entreprise étrangère ;
• les frais de double résidence lorsqu'un salarié doit vivre pour des raisons professionnelles dans un lieu distinct du lieu de sa résidence principale ;
• les frais engagés par un salarié d'une entreprise française détaché à l'étranger ;
• les frais engagés par le salarié en mobilité professionnelle de la métropole vers les départements et collectivités d'Outre-mer et inversement, ou de l'un de ces territoires vers un autre.

Le remboursement de ces frais sous la forme d'allocations forfaitaires n'est pas possible.

Les différents types de frais professionnels

Les frais professionnels propres aux salariés

• Les titres restaurant

Fourni par la société au salarié ou au dirigeant, le ticket restaurant (appelé également titre-restaurant, chèque déjeuner ou ticket resto), est un titre spécial de paiement des repas.

Il s’agit donc d’un titre spécifique de paiement afin de permettre aux salariés d’une entreprise de s’acquitter en totalité ou en partie du prix d’un repas.

La mise en place de tickets restaurant n’est pas imposée par la loi mais reste cependant très encadrée.

• Indemnité de grand déplacement

Le grand déplacement se définit par l’impossibilité, pour le salarié en situation de déplacement, de regagner son domicile chaque jour. 

Pour caractériser l’impossibilité de regagner son domicile, deux conditions doivent être remplies : 

1. La distance entre le lieu de travail et le domicile du salarié est supérieure ou égale à 50km ;
2. Les transports en commun ne permettent pas d’effectuer cette distance dans un temps inférieur à 1h30.

Cette indemnité de grand déplacement a donc pour objectif de couvrir les frais supplémentaires de transport, de logement et de nourriture engagés par le salarié.

• Indemnités de petit déplacement

L’indemnité de petit déplacement couvre les frais de repas engagés par un salarié en situation de déplacement ou contraint de prendre son repas hors de son lieu de travail ou sur son lieu de travail.

• Les frais de voiture

Les frais de voiture correspondent aux frais engagés par salarié  lorsqu’il utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle.

Dans ce cas, les salariés ont la possibilité de déduire les frais professionnels réalisés à cet effet dans la limite d'un aller-retour quotidien de moins de 40 kilomètres.

Si les trajets sont plus longs, l'éloignement doit être justifié (difficulté à trouver un emploi près de son domicile , conjoint exerçant son activité dans une autre ville, etc.)..

💡Attention : si le véhicule est employé à la fois pour un usage professionnel et personnel, seuls les frais correspondant à l'utilisation professionnelle pourront être pris en compte.

• La mobilité

Les frais engagés par un salarié dans le cadre d’une mobilité professionnelle sont considérés comme des frais professionnels.

• Les outils NTIC

C’est une indemnité couvrant les frais d’utilisation de matériel informatique appartenant au salarié pour réaliser son activité professionnelle : matériel informatique, consommables, frais de connexion, etc…

• Le télétravail

L’indemnité forfaitaire de télétravail couvre les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel ainsi que les frais de matériel informatique, de fournitures diverses et de connexion.

• Dépenses d’entretien des vêtements de travail

Les frais d’habillage, ou frais de vêtements, interviennent lorsque l’activité exige une tenue spécifique à la profession (médecin, avocat, etc…)

• Autres frais

D’autres frais pourront être prise en compte comme les frais de cotisations syndicales, frais de docs professionnels, les dépenses supportées pour l'obtention d'un diplôme ou d'une qualification permettant l'amélioration de la situation professionnelle ou l'accès à une autre profession et les frais de stage.

Les frais professionnels propres aux dirigeants

Un dirigeant d'entreprise peut se faire rembourser les frais qu'il a engagés à condition qu'ils soient engagés dans l'intérêt de l'entreprise, justifiés et remboursés à l'euro près.

Le remboursement de frais n'est possible que si ces trois conditions sont respectées :

• les frais ont été engagés à des fins professionnelles et dans l'intérêt de l'entreprise,
• le dirigeant dispose d'un justificatif des frais engagés (facture, note de frais...),
• le remboursement s'effectue à l'euro près (aucun remboursement forfaitaire à l’exception des indemnités kilométriques).
  

Voici une liste non exhaustive de frais professionnels que le dirigeant pourra se faire rembourser :

• les frais de création de l’entreprise (frais d'immatriculation, annonces légales, honoraires de consultants, etc.) ;
• les frais de déplacements professionnels (hôtels, billets d'avion, billets de trains) ;
• les frais de transport ;
• les frais de repas d’affaires ;
• les frais de documentations et de formation ;
• les frais d'habillement en cas de nécessité absolue dans l’exercice de son activité ;
• les frais de cadeaux (cadeaux aux clients, aux prospects, aux fournisseurs...).
• les frais de conseils juridiques (avocats, experts comptables, etc…)
• les frais de publicité
• les frais de création et maintenance de site web

Frais professionnels : quels avantages sur les impôts ?

Avantages des frais professionnels pour l’entreprise

Les frais professionnels pris en charge par l’entreprise sont exonérés de cotisations sociales et de CSG-CRDS.

De plus, le montant des frais professionnels viendra en déduction du résultat imposable de l’entreprise soit une baisse d’Impôt sur les Sociétés (IS).

Le taux d’IS se calcule de la manière suivante : 

• Taux réduit de 15% pour un résultat imposable inférieur à 42 500 € HT
• Taux normal de 25% pour la fraction dépassant 42 500 € HT

💡 Attention : Lorsque les frais ont fait l’objet d’un remboursement de manière forfaitaire, l’exonération des cotisations sociales et CSG-CRDS est maintenue dans la limite de certains plafonds.

Ces plafonds sont revalorisés chaque année.

Lorsque les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération, deux cas sont possibles : 

• si les circonstances de fait sont établies, la fraction excédentaire est exclue de l’assiette des cotisations sociales si la société prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet et en produisant les justificatifs ;
• si l’entreprise n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales dès le premier euro et est considéré comme un complément de rémunération.

Avantages des frais professionnels pour les salariés et le dirigeant

Lorsque les frais professionnels sont remboursés par la société, le dirigeant et le salariés n’ont pas eu à payer avec leur propres deniers.

Cependant, il arrive que certains frais ne soient pas pris en charge par l’entreprise.

L’exemple le plus courant sont les frais de déplacement domicile-travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel.

Ces frais non pris en charge par la société peuvent faire l’objet d’une déduction aux titres de l’impôt sur le revenu.

Par défaut, le dirigeant ou le salarié a droit à un abattement forfaitaire de 10 % aux titres des frais professionnels sans avoir besoin de fournir le moindre justificatif.

Cette déduction forfaitaire se fait : 

• avec un plancher de 495 € pour les revenus 2023
• avec un plafond de 14 171 € pour les revenus 2023

Le plancher et le plafond applicable aux revenus 2024 ne seront connus qu'en fin d'année.

Si le contribuable opte pour les frais réels, les frais professionnels viendront en déduction du revenu global imposable.

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Le montant de ces frais professionnels devra bien entendu être justifié, l’administration fiscale opérant régulièrement des contrôles sur ce sujet.

Les conditions de déductibilités des frais professionnels sont les suivantes : :

• ils ont été engagés en vue de l'acquisition ou de la conservation d'un revenu imposable,
• ils étaient nécessaire à l'exercice d'une activité professionnelle dont les revenus sont taxables dans la catégorie des traitements et salaires,
• ils ont été payés l'année de l'imposition.

Le choix du régime des frais réels est effectué lors de la déclaration de revenus dans le formulaire 2042. 

Le montant de ces frais, payés au cours de l'année d'imposition, devra être porté sur  lignes 1AK à 1DK, sans être déduit des salaires, et les revenus assimilés portés en lignes 1AJ à 1DJ. (BOI-RSA-BASE-30-50-30)

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💡 Quel est le plus avantageux entre le remboursement des frais ou la déduction des frais à l’impôt sur le revenu des frais réels ?

Sans l’ombre d’un doute, il vaut mieux se faire rembourser les frais professionnels par l’entreprise qui peut être amenée à rembourser à 100%

En effet, si vous optez pour la déduction à l’impôt sur le revenu, vous aurez un avantage fiscal en fonction de votre Tranche Marginale d’Imposition (TMI) soit au mieux 45%.

Il restera donc au moins 55% à votre charge.

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Conclusion

La bonne gestion des frais professionnels est donc un outil d’optimisation fiscale pour l’entreprise mais aussi pour le dirigeant et ses salariés.

A ce titre, Rezult accompagne les dirigeants d’entreprise dans la réduction de leurs charges fiscales et sociales. N’hésitez pas à nous contacter !

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